Por meio dessa tela, é possível dar entrada nas mercadorias recebidas de fornecedores de forma eficiente e segura. Quando é baseada nos XMLs validados e previamente armazenados, a tela é automaticamente preenchida, minimizando erros de consistência. A funcionalidade inclui a opção de registrar as Notas Fiscais Eletrônicas (NFes) em um estágio de A Confirmar, onde a entrada no estoque ainda não é efetivada. Além disso, permite realizar a entrada efetiva das mercadorias no estoque, bem como ajustes nos custos e margens de lucro, garantindo um controle preciso das operações.

A seguir vamos ver os detalhes desse processo.

Dependências

Lembre-se de estar habilitado para acessar esta tela. Para configurar as telas que cada usuário tem acesso, visite Controle de Acesso. 

É importante ter o cadastro de fornecedores atualizado e o dos produtos também.

Atente-se ao Perfil de Documentos também.

Fique atento: O lançamento não será realizado se a data de entrada da NF for em um período fiscal já fechado. Saiba mais em Fechamento Fiscal.

Particularidades

Siga o passo a passo a seguir e confira os detalhes de cada etapa:

Passo 1 - Informar os dados da capa da NF - Aba Nfe

Nessa primeira aba, você poderá preenche-la manualmente ou importar as informações de um XML validado. A seguir você verá todo o processo manual. Para saber como importar, clique aqui.

Comece informando os dados da capa da NF:

A Loja vem preenchida com a sua loja padrão e o Fornecedor deve ser cadastrado previamente.

Observação: Quando o fornecedor é Produtor Rural, algumas mudanças na tela são realizadas. Para saber mais sobre esse caso, acesse: Emissão de Contranota - Produtor Rural. 

A opção A Confirmar, quando ativada, indica que a nota ainda não movimentará o estoque da loja até que a nota seja confirmada. Para confirmar a nota, é só desligar essa opção. Observe a demonstração da nota sendo lançada e depois sendo confirmada aqui ao lado:

Perfil: também deve ser cadastrado anteriormente. Enquanto não houver nenhum item relacionado é possível alterar o perfil. Depois disso, ele ficará bloqueado.

• Quando o perfil é de Emissão de Terceiros, o campo ficará aberto para digitação da série usada pelo fornecedor em questão, permitindo que seja inserido tanto letras quanto números, com um limite máximo de 4 caracteres.
  
  
• Quando o perfil é de Emissão Própria, o ERP listará as opções que estão no sistema, com base nas séries ativas cadastradas em Cadastro de Série de NF associadas à loja cadastrada.
  

Espécie: também relacionada ao tipo de emissão do perfil.

• • Emissão Própria: o campo ficará bloqueado com o valor NFE.
    
    
  • Emissão de Terceiros: serão listadas todas as espécies disponíveis para seleção.

Fique atento: Espécies NFCEE, NFCFA e NFCFG não são permitidas para notas de Perda/Uso e Consumo.

Coloque também o Nº NF (número da NF), a data de Emissão e data de Entrada.

Observações:

• a Data de Emissão não deve ser maior que Data de Entrada.
• o número e a série da NF não podem ser iguais ao de outra NF. 
  

Os próximos campos serão preenchidos no terceiro passo, após os itens da nota serem inseridos (Se um XML validado for utilizado, os valores do XML alimentarão esses campos automaticamente).

Passo 2 - Inserir os itens da nota

Para inserir os produtos (previamente cadastrados), informe seu PLU, seu código de barras ou descrição.

Se o item for de decomposição, os itens que entrarão na nota serão os seus produtos filhos. Saiba mais sobre isso aqui.

Se quiser vincular ou atualizar a referência desse fornecedor para esse item, basta informa-la e clicar no botão . Aguarde o sistema confirmar que o vínculo foi estabelecido.

Demonstração da referência sendo atualizada:

Assim que informar o produto, os campos Tributação e CFOP serão completados. Eles aceitam edição, embora não atualizem o cadastro do produto em questão. O Produto apresentará essa tributação e/ou CFOP novos apenas nessa nota que está sendo dada a entrada.

A opção Bonificado? serve para identificar produtos de bonificação; marcação importantíssima para outros processos posteriores à entrada da NF.

Veja que os próximos campos estão dentro de um retângulo verde. Esses campos estão relacionados à entrada do produto na loja:

• Tipo da Embalagem (Compra ou Venda)
• Embalagem - unidade de medida da embalagem (por exemplo, KG)
• C/ - quantidade que vem em cada embalagem
• Quantidade - quantidade de embalagens adquiridas 
• Valor Unitário - o preço unitário do produto

• Despesas acessórias: Custos adicionais, como seguro ou manuseio.
• Desconto: Valor deduzido da transação, se aplicável.
• Acréscimo: Valor adicional, como juros ou taxas, se houver.
• Frete: Custo do transporte da mercadoria.
• Venda Varejo: uma base estipulada pelo governo para o cálculo do imposto quando o produto é do regime de substituição tributária. 
• IPI: Valor do Imposto sobre Produtos Industrializados, quando aplicável.
• ST: Valor do ICMS recolhido antecipadamente por meio do regime de Substituição Tributária, quando aplicável,

Para navegar por esses campos é só usar a tecla TAB e dar ENTER para incluir o produto na tabela abaixo.

Como a tabela tem muitas colunas, há botões na sua parte superior para facilitar encontrar determinadas informações. Clicando sobre um deles, a tabela é direcionada aos campos que contém aquelas informações. 

A coluna Ações foi fixada para que a edição e exclusão do produto se tornasse sempre acessível.

Opção Ignora BC?

É possível marcar a opção Ignora BC? para que a Base de Cálculo e ICMS calculados pelo sistema não sejam considerados. Quando marcar essa opção, o ERP abrirá uma janela para que sejam visualizados os valores calculados pelo sistema e assim você poderá decidir se de fato esses valores (BC ICMS, ICMS OP, Isento e Outros) serão desconsiderados.

Nessa janela, aplique as devidas correções sobre os valores desejados e clique em Alterar.

Passo 3 - Preencher os valores totais da capa

Voltando à tabela, o sistema informa no rodapé:

• Total (em reais) dos Produtos
• BC ICMS OP
• ICMS OP
• Total da NF
• ST (NF)
• ST (XML)
• FCP ST
• Frete (NF)
• (Guia) ST
• Val. IPI

Use esses valores para preencher os valores totais da capa, se não tiverem sido preenchidos a partir de um XML validado.

São eles:

• Total NF
• BC ICMS OP
• ICMS OP
• BC ICMS ST
• ICMS ST
• FCP ST
• Venda Varejo
• Total IPI

Passo 4 - Aba Produtor/Exportador/Obs

Quando o fornecedor informado é produtor, esses dados devem ser preenchidos:

• O campo INSS é desabilitado. O seu valor vai sendo alimentado conforme inclusão/alteração dos itens.
  
  
• O campo Nº NF deve ser informado com o número da nota do produtor.
  
  
• O campo Série permite a entrada livre de texto, pois serve para digitar a Série original do talão do produtor.
  
  
• A data de Emissão da NF do Produtor deve ser menor ou igual à data de Emissão da NF.
  
  
• Depois informe a Espécie, o CNPJ/CPF, a IE e a Chave NF-e.

Se a chave da nota não for informada será apresentada a seguinte pergunta:

Dessa forma é opcional o preenchimento da chave, visto que alguns produtores possuem talão.

Se o número da NF, série e espécie de produtor forem iguais a outro registro, o ERP não permitirá a gravação desse lançamento e informará:

Quando o fornecedor informado é Exportador, esses dados devem ser preenchidos:

• O valor do Seguro 
• A Quantidade da Embalagem, com seu Peso líquido e Peso bruto
  
• A Marca e Placa do Veículo
• A Natureza

No final você pode adicionar à nota, uma Informação Complementar (saiba mais sobre o seu cadastro aqui) e também uma Observação (campo obrigatório se o fornecedor for produtor rural).

Passo 5 - Aba Financeiro

Esta aba só é obrigatória se o perfil de documento selecionado no início tiver a opção Gera Financeiro? marcada.

Se este for o caso, obrigatoriamente:

• Parcela(s) deve(m) ser informada(s).
• Total das Parcelas devem ser equivalentes ao Total NF.
• Data Vencimento não deve ser anterior a Data Emissão/Entrada. 

O funcionamento:

Comece informando a Finalizadora, e depois, a data de vencimento. O valor da parcela estará preenchido com o valor total da nota, para facilitar. Divida esse valor em quantas parcelas desejar. Clique em Adicionar para lançar a parcela à grade (ou Enter) e repita esses passos para todas as parcelas da nota, se todo o valor não for pago em uma única parcela. Quando for importado o XML do Validador, as parcelas já virão preenchidas.

Além disso, é possível definir valores de Desconto e Encargos no final da tela. Se necessário, você poderá editar ou excluir uma parcela pelos botões de ação.

O botão (Re) Calcular fica habilitado quando o fornecedor é selecionado e já existem itens adicionados na primeira aba. Ao clicar sobre ele, primeiro o sistema verifica se já existem parcelas preenchidas. Se houver, ele exibirá a mensagem:

Clicando em Não, o processo é abortado. Optando por Sim, as parcelas atuais serão limpas e ele buscará as condições do fornecedor selecionado. Não encontrando, o sistema buscará as condições de pagamento cadastradas no perfil do documento.

Se o fornecedor não possuir uma condição de pagamento e nem o perfil, o ERP exibirá essa mensagem:

Passo 6 - Aba Guias

Nessa aba são geradas a Guia ST e a Guia Antecipação ICMS (apenas para lojas de MG).

Guia ST

A Guia ST é um documento fiscal utilizado para o recolhimento do ICMS-ST (ICMS de Substituição Tributária).

Quando a Guia ST é necessária?

1. Quando uma empresa envia mercadorias para outro estado, a legislação exige o recolhimento do ICMS-ST no estado de destino.
   
   
2. Em alguns casos, mesmo dentro do mesmo estado, a legislação pode exigir uma Guia ST para regularizar o ICMS-ST de determinados produtos.
   
   
3. Quando a base de cálculo presumida usada pelo estado de origem for menor que a exigida pelo estado de destino, é necessário recolher a diferença por meio da Guia ST.

Um título financeiro relacionado a esse documento será gerado. Esse título pode ser gerado para:

1. o fornecedor - quando o fornecedor enviar a Guia ST paga. Isso significa que ele já pagou o imposto ao Fisco (caso mais comum, já que as mercadorias devem estar com o ICMS-ST pago para circularem entre as fronteiras dos estados). Assim, estará definido que o ICMS-ST já foi pago para a SEFAZ e, ao comprar a mercadoria, esse custo deve ser restituído ao fornecedor.
   
   Nesse caso, informe o valor, a data de pagamento e recolhimento do ICMS-ST nos campos referentes à linha do Fornecedor. Dessa forma, será gerado um título à pagar para ele.
   
   
   
2. a própria SEFAZ - quando o fornecedor não enviar a Guia ST paga. Isso indica que o imposto deve ser arrecadado e enviado para a SEFAZ.
   
   
   
   Nesse caso, coloque o valor e a data de pagamento do ICMS-ST nos campos referentes à linha da SEFAZ. Ao lado, veja que há o botão DARE (Documento de Arrecadação de Receitas Estaduais). Em uma nova aba no navegador, ele abre o seguinte link: https://portal.fazenda.sp.gov.br/servicos/dare/Paginas/DARE-ICMS.aspx - onde é possível imprimir a Guia para que o imposto da operação realizada seja devidamente pago.
   
   
   Fique atento: Para que a GUIA-ST seja gerada corretamente, é necessário que a SEFAZ esteja devidamente cadastrada no sistema.

Observação: A data de vencimento da Guia ST (tanto para o fornecedor quanto para a Sefaz) deve ser maior ou igual à data de emissão da NF.

Passo 7 - Aba Críticas

Ao clicar em Gravar são verificadas as consistências das informações, processo esse que pode demorar um pouco. Nessa aba, se for achada alguma inconsistência, elas são exibidas para que você tenha ciência e tome a ação necessária.

Os tipos de críticas podem ser das seguintes ordens:

• Capa
• Item
• Financeiro
• Guia
• ICMS
• Frete

Essas consistências só são verificadas quando a nota não está mais marcada para ser confirmada, e sim está sendo efetivada. Se a nota estiver marcada como A Confirmar?, essas consistências não serão verificadas.

VALIDAÇÕES DA CAPA

1. Frete:

O sistema verificará se os itens possuem valores de frete atribuídos

se o Fornecedor da capa estiver cadastrado com o tipo de frete FOB (Loja Responsável), como destaca a imagem abaixo:

VALIDAÇÕES DOS ITENS

1. Quantidade e Valor:

O sistema valida se as quantidades e valores dos itens são consistentes. Por exemplo, não é permitido incluir um item com quantidade zerada.

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2. Custo:

É verificado se os custos dos produtos estão dentro dos limites permitidos. Caso ultrapassem, será necessário realizar a liberação para prosseguir. Clique em Assumir Valor para que o campo seja corrigido automaticamente.

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3. IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados):

Confere se o valor do IPI informado na capa da nota coincide com a soma dos valores indicados nos itens. O campo pode ser corrigido automaticamente utilizando a função "Assumir Valor".

VALIDAÇÕES DO FINANCEIRO

1. Gera Financeiro?

1. Se o perfil de documentos selecionado tiver a opção Gera Financeiro marcada, a aba deve ser informada. 
   
   
2. A soma total das parcelas (total do financeiro) deve corresponder ao total da NF.
   

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2. Datas de Vencimento:

1. Para cada parcela, a Data de Vencimento deve ser maior que a Data de Entrada da NF.
   
   

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3. Limite de Bloqueio de Custo:

• O sistema valida se os produtos ultrapassam o limite de bloqueio de custo configurado. Caso o percentual de bloqueio seja excedido, será necessário realizar a liberação para que a nota fiscal possa ser gravada.
  
  
  

VALIDAÇÕES DA GUIA

1. Campos Obrigatórios:

• Se um dos valores da Guia ST (do Fornecedor ou da  SEFAZ) estiver informado, a data de pagamento correspondente também precisa ser informada. Clique em Ir para Aba para corrigir o campo. A crítica será removida da lista apenas após clicar novamente em Gravar.
  
  
  
• A data de pagamento (Da Sefaz ou do Fornecedor) deve ser igual ou posterior à data de emissão da nota. Clique em Ir para Aba para corrigir o campo. A crítica será removida da lista apenas após clicar novamente em Gravar.
  
  
  
• A data de recolhimento não é obrigatória, mas se informada, precisa ser maior ou igual à data de emissão da NF. Clique em Ir para Aba para corrigir o campo. A crítica será removida da lista apenas após clicar novamente em Gravar.
  

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2. Total da Guia ST:

1. O Total da Guia ST não pode ser diferente do calculado pelo sistema. Clique em Ir para Aba para corrigir o campo. A crítica será removida da lista apenas após clicar novamente em Gravar.
   

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3. SEFAZ:

1. Se o valor da Guia ST da SEFAZ for informado, o Fornecedor SEFAZ precisa estar preenchido na tela  Regras de Loja.
   

VALIDAÇÕES DO ICMS

1. Base de Cálculo (BC) e Valores:

1. A BC do ICMS-OP informada na capa da NF deve ter o mesmo valor da calculada nos itens.
   
   
   
2. O ICMS-OP informado na capa da NF deve ter o mesmo valor do ICMS-OP calculado nos itens.
   
   
3. A BC-ST informada na capa da NF deve ter o mesmo valor da BC-ST calculada nos itens. 
   
   
   
4. O ICMS-ST informado na capa da NF deve ter o mesmo valor do ICMS-ST calculado nos itens.
   
   

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2. Venda Varejo e FCP:

1. A Venda Varejo informada na capa da NF deve ter o mesmo valor da calculada nos itens. 
   
   
   
2. O FCP informado na capa da NF deve ter o mesmo valor do calculado nos itens. 
   
   

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3. Total da NF:

1. O valor total da NF informado na capa da NF deve ter o mesmo valor que o sistema calcular. Clique em Assumir Valor para que o campo seja corrigido automaticamente.
   

Validações Específicas para Fornecedor Produtor Rural:

1. Série e Número da Nota Fiscal:

• Série, Número NF do Produtor, a UF e a data de emissão da NF Produtor devem ser informados. Informe "0" caso a série não exista.
  
  

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2. Datas de Emissão:

• Data de Emissão da NF de Produtor deve ser menor ou igual a Data de Emissão da NF.

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3. Retenção:

• Deve ser informada a retenção no Cadastro de ID Contábil. 
  

Passo 8 - Aba Logs

Nessa aba, os dados são exibidos depois de processar a NF e emiti-la para SEFAZ. No momento do lançamento, nenhum dado poderá ser acompanhado. No entanto, no momento em que consultar alguma NF, é por meio dessa aba que você poderá acompanhar a ordem dos eventos (como: E-mail enviado, DANFE impresso, XML armazenado, entre outros).

Apenas quando a nota for da espécie NFe, e o tipo da emissão for de terceiros (definida no perfil), nessa aba deverá ser informada a Chave da NFe.

Se optar por Não, o campo ficará em foco para ser preenchido antes de gravar a NF.

Clicando em Gravar, espere até o ERP exibir a mensagem:

Clique em Sim para transmitir a NF e aguarde o alerta de sucesso:

Se surgir algum erro, você pode clicar em Tentar Novamente ou Tentar mais Tarde. 

O erro pode ser corrigido por meio da tela Manutenção Fiscal, conforme a orientação que o sistema exibe:

Fique atento: O lançamento não será realizado se a data de entrada da NF for em um período fiscal já fechado. Saiba mais em Fechamento Fiscal.

Pesquisando os lançamentos

Quando entrar novamente em um registro lançado, não será possível editá-lo, a não ser que esteja com a marcação A confirmar? ativada. Enquanto a NF estiver à confirmar, não é possível transmiti-la para a SEFAZ.

Não é possível excluir uma NF gravada, apenas cancele-a. Saiba mais em Cancelamento de Nota Fiscal.

Outro ponto importante de salientar é que as notas fiscais de terceiros que foram canceladas não aparecem na tela e não podem ser pesquisadas.