Os documentos fiscais eletrônicos possuem a extensão .xml, e para que sejam incluídos no sistema, passam antes por um processo de validação. Esse processo garante que as informações sejam representadas corretamente no Konvix Gestão.

Essa tela permite comparar as informações do ERP com os dados contidos nos arquivos XML das notas fiscais. Se não houver divergência, as notas podem ser incluídas automaticamente no sistema.

Sendo esta uma tela de Relatório e não de Cadastro, ela não possui um botão de Novo Registro. Em vez disso, as informações serão obtidas por meio das Consultas realizadas. Para saber como consultar registros, clique aqui.

 Siga as seguintes etapas para a validação:

1 - Pesquisar um XML

Utilizando a barra de pesquisa da tela inicial, é possível filtrar os resultados por um código XML e número da NF, por exemplo. Ou, se for melhor, é só pesquisar sem critérios.

• Salmão - Cancelada
  
• Amarelo - XML pendente
  
• Sem cor - Não Validada
  
• Laranja - Conflito
• Verde - Validada
  
• Azul - Processada
  
• Azul marinho - Efetivada
  

Fique atento: o status da nota é diferente do status do manifesto. O status do manifesto indica a manifestação do destinatário em relação à nota fiscal na SEFAZ, enquanto o status da nota é o estágio dela na esteira de processo do sistema.

O status do manifesto pode ser identificado pelos seguintes estágios:

• 0 - Nenhum: Nenhuma manifestação foi realizada sobre a nota fiscal. A empresa destinatária ainda não informou à SEFAZ se reconhece ou não a operação.
• 1 - Ciência da Emissão: A empresa destinatária tomou conhecimento da emissão da nota fiscal em seu nome, mas ainda não confirmou se a operação realmente ocorreu. Esse é um reconhecimento preliminar.
• 2 - Confirmação da Operação: A empresa destinatária confirma que a operação realmente aconteceu, ou seja, que a mercadoria foi recebida ou que o serviço foi prestado conforme a nota fiscal. Esse status é definitivo e não pode ser alterado.
• 3 - Desconhecimento da Operação: A empresa destinatária informa à SEFAZ que a nota fiscal foi emitida indevidamente em seu nome, sem seu consentimento. Esse status alerta sobre possíveis irregularidades.
• 4 - Operação não realizada: A empresa destinatária reconhece que a nota foi emitida corretamente, mas a operação não foi concluída. Isso pode ocorrer, por exemplo, quando a mercadoria foi enviada, mas não chegou ao destino ou foi devolvida antes da entrega.

À medida que o status do manifesto progride, o status da nota no ERP também avança entre diferentes estágios, como pendente, não validada, conflito, validada, processada, efetivada e cancelada, conforme o fluxo de validação do sistema.

Se clicar no botão DANFE, um painel será aberto para visualização do documento. Neste painel há a possibilidade de imprimir ou realizar o download do arquivo visualizado.

2 - Parâmetros de validação

Defina o Perfil do documento no segundo campo.

Marque os impostos, provenientes do XML, que deseja que sejam considerados na validação:

• ICMS ST?: para submeter o ICMS de Substituição Tributária do xml à validação
• ICMS OP?: para submeter o ICMS de Operação Própria do xml à validação

• Validar somente pela ref?:  ou seja, os produtos descritos na nota serão validados pelo código de referência interna do fornecedor, desconsiderando o código de barras.
  
• Atualiza Fornecedor preferencial?: se marcada, tornará o fornecedor da nota como preferencial.

Ao clicar em Validar XML, o sistema verificará uma série de requisitos. São eles:

1. O fornecedor deve estar cadastrado na loja;
   
2. A NF não pode ter seu status como cancelado;
   
3. Perfil deve ser selecionado;
   
4. Se o fornecedor for de outro estado, o perfil escolhido precisa conter CFOP de substituição;
   
5. O status da operação não pode ser Não Realizada ou Desconhecida;
   
6. Se a Nota Fiscal já foi efetivada ou confirmada, você decidirá continuar ou abortar a validação. 
   

Se todos os requisitos forem satisfeitos, as informações da Capa do XML serão carregadas e estarão prontas para serem comparadas com os dados presentes no sistema. Dessa forma, os totais do XML poderão ser visualizados no final da tela.

3 - Corrigir as divergências encontradas

CAPA

Nos botões indicados, escolha o que será visualizado: os dados da capa XML, os dados no ERP ou as Divergências encontradas entre eles.

Os dados que não corresponderem deverão ser atualizados no sistema para ficarem iguais ao da nota fiscal. Os campos com divergências são indicados por cores:

• Vermelho: Divergência Impeditiva - quando é obrigatório corrigi-la para seguir adiante;
• Amarelo: Divergência Informativa - quando ela não causa um bloqueio na validação, mas pode ser corrigida; 
  
• Branco: campos sem divergência
  
• Azul: campo que anteriormente estava divergente, mas já foi atualizado.

Para corrigi-las, clique com o botão direito do mouse sobre um dos campos e selecione a opção desejada:

• Atualizar este campo, apenas o campo selecionado receberá a informação atualizada do XML.
  
• Atualizar todos os campos, todos os dados divergentes serão substituídos pelos dados do XML.
  
• Ver diferenças, será aberto um painel listando as informações da capa como a imagem mostra:
  

Assim que corrigir as possíveis divergências, siga para a próxima etapa.

ITENS DA NOTA

Na tabela de itens da nota, são listados os produtos do xml, onde podemos ver várias informações dos itens como código de barras, descrição, CFOP, NCM, tributação, entre outros.  

Além disso, podemos ver qual o status de cada produto na coluna Status.

Esta é a legenda para os símbolos apresentados nesta coluna:

 - significa que há pelo menos um conflito de nível informativo. Você pode corrigi-lo ou ignora-lo.

- indica pelo menos um conflito impeditivo. Não é possível prosseguir sem corrigi-lo. 

 - esse símbolo indica que está tudo certo com o produto.

Passe o mouse sobre o ícone para ler uma mensagem sobre tal status.

Clique sobre ele para abrir o seguinte painel. Nesta janela, serão listados todos os status presentes no produto, e abaixo, as ações que podem ser executadas livremente, independente dos status dos itens:

Perceba que o produto de nº14 possui 2 status. Podemos filtra-los de acordo com a sua origem:

E também, filtra-los pelo tipo do status:

Cada Status determinará as possíveis ações que você pode tomar, e o motivo é informado para te auxiliar no esclarecimento da situação e contribuir para a sua tomada de decisão.

Vejamos agora cada uma dessas ações e para que elas servem. 

(RE)VALIDAR PRODUTO:

Essa opção deve ser utilizada quando algum conflito foi corrigido por outra tela no ERP.

Ao clicar sobre a ação, aguarde o sistema exibir a mensagem de sucesso:

SUBSTITUIR PRODUTO:

Essa função substituirá o produto selecionado por outro presente no ERP.

Fique atento: O produto deve ser da loja em que o XML está sendo validado.

Busque pelo item desejado e observe os dados carregados na tela. 

Clique em Confirmar.

 

Ao clicar em Validar no rodapé, será necessário confirmar a ação e só assim o item será substituído pelo selecionado. A referência do número de item na nota será mantida, mas os dados do produto serão substituídos pelos dados do produto que foi selecionado na ação.

ALTERAR NCM:

Essa função estará disponível apenas para quando o produto já estiver vinculado. Se o produto não for encontrado, não será possível realizar esta ação.

Busque pelo novo NCM por meio do primeiro campo e observe os dados que serão carregados na tela.

Depois clique em Confirmar.

ALTERAR CFOP:

Essa função altera o CFOP por outro existente no ERP. É só buscar o CFOP no primeiro campo.

Depois, clicar em Confirmar.

ATUALIZAR UNIDADE DE COMPRA E REFERÊNCIA:

Essa função atualiza o cadastro de produto com as informações do XML. Depois de clicar sobre ela, espere até o sistema exibir a mensagem de sucesso.

ATUALIZAR CÓDIGO DE BARRAS:

Por meio dessa função, você pode adicionar ao cadastro de produto mais um código de barras.

Isso acontece quando o produto troca a embalagem em datas comemorativas, por exemplo, e o seu código de barras sofre alteração. Para adicionar o novo EAN ao cadastro do item, utilize essa ação no validador.

Nessa ação, no campo superior você pode inserir o novo código. Ele virá preenchido automaticamente com o código de barras encontrado no XML. Perceba que a tabela abaixo apresenta os códigos de barras que já estão no produto. 

Será verificado se ele já não existe em outro produto e estando tudo certo, o ERP alertará:

E a tabela será atualizada armazenando o novo código de barras.

 Quando necessário, você poderá excluir o código de barras por meio do cadastro do produto.

INCLUIR PRODUTO:

Essa função substituirá o produto selecionado por outro presente no ERP, como já vimos na função Substituir Produto.

Clique em Confirmar.

 

Ao clicar em Validar no rodapé, será necessário confirmar a ação e só assim o item será substituído pelo selecionado. A referência do número de item na nota será mantida, mas os dados do produto serão substituídos pelos dados do produto que foi selecionado na ação.

CADASTRAR PRODUTO

Quando o produto não for encontrado no ERP, essa ação poderá ser usada para corrigir o problema. 

Assim que clicar na ação, o ERP abrirá a página Cadastro de Produto para que o item seja devidamente registrado no sistema. Ao mesmo tempo, a página Validador de XML retornará ao seu estado inicial para que assim que o produto novo for gravado, ela possa validar os dados atualizados. 

 

ADICIONAR PRODUTO NO MIX:

Essa ação fica disponível quando o produto apresenta o Status " Produto Fora do Mix". Se o procurarmos na tela Mix de Produto, ele estará na tabela de itens fora do mix.

Clicando sobre essa ação, o ERP automaticamente aplicará no item a função. Aguarde até que o sistema exiba a mensagem de sucesso e assim o produto será incorporado ao mix da loja.

RETORNAR EM LINHA:

Essa função fica disponível quando o produto tem o status "Fora de linha". 

Assim que clicar sobre a ação, o ERP atualizará o produto. Aguarde a mensagem de sucesso:

Listamos a seguir quais são os conflitos Impeditivos.

 4 - Validar o XML

Após corrigir todas as divergências, clique em Gravar para finalizar o processo e aguarde a mensagem de sucesso.

Assim que a validação for concluída, o sistema retornará à página de pesquisa e o registro terá a sua cor atualizada para corresponder ao status de validada.

Utilização do XML Validado

Com o XML validado no sistema, ele está apto para ser usado na entrada de nota fiscal. Dessa forma, você garante que as informações estejam corretas e em conformidade com as exigências fiscais, além de facilitar o processo de importação. Para saber mais sobre esse processo, consulte o artigo Como buscar NFE já validada?.