Caminho de Acesso: Menu > Módulo Base > Cadastro de Cliente

Conceito e Funcionalidade

É por meio desta tela que são armazenadas as informações referentes aos clientes: informações gerais (como dados pessoais e informações para contato), informações de crédito /Área Profissional e Familiar. Armazenar essas informações de forma organizada e exata possibilita a realização de negociações mais vantajosas. Ter os dados sempre atualizados permitirá entre outras coisas: 

• Ter várias formas de contato direto para a emissão de documentos (NF-e e Duplicatas) e entregas domiciliares. 

• Atribuir um limite de compra adequado à composição da renda familiar. 

• Especificar os autorizados a realizar compras em nome do cliente titular (Ex: Cônjuge, Filhos e Funcionários) 

Veja como é a tela inicial de Cadastro de Cliente:

Como todas as telas cadastrais, esta funciona da mesma forma.

• Para saber como cadastrar/ editar um registro, clique aqui. 
  
• Para saber como consultar registros, clique aqui.
  
• Para saber como gerar relatórios, clique aqui.
  

Dependências

Para cadastrar um cliente é importante registrar antes, se houver, as Empresas Convênio (que não deixam de ser clientes, mas do tipo PJ), Finalizadoras, e Status PDV. Além disso, você deve estar habilitado para acessar esta tela. Para configurar as telas que cada usuário tem acesso, visite Controle de Acesso.

Particularidades

1. Definir o tipo de cliente (físico ou jurídico)

O primeiro passo começa definindo o tipo do seu cliente: se pessoa física ou jurídica. A partir dessa definição o cadastro apresentará campos específicos para cada tipo de cliente, como veremos adiante. 

2. Colocar os Dados Pessoais, de Contato e Endereço

Aqui, os dados estão agrupados em tópicos. Preencha os campos sobre os dados pessoais do cliente; abaixo, as informações para contato, depois, informações de endereço. Considerando que o cliente seja PF (pessoa física), observe esse exemplo:

Cadastrando uma PJ (pessoa jurídica), o passo a passo é semelhante ao cadastro de PF (pessoa física). A diferença se encontra em alguns campos. A aba Geral permanece idêntica, com algumas ressalvas. O campo antes chamado:

• CPF se torna CNPJ;
• RG se torna IE;
• Nome se torna Razão Social;
• Apelido se torna Nome Fantasia; 
• Nascimento se torna Abertura;

Fique atento: o RG não é obrigatório, mas se o cliente for PJ então a IE se torna obrigatória. Para os clientes que são isentos da Inscrição Estadual, é só escrever 'isento' no campo. Ainda sobre a IE, o sistema validará o código e por isso a UF deve ser obrigatoriamente informada.

Se o campo Inscrição Estadual não for informado, o sistema perguntará se deseja gravar o registro com o campo IE definido como "Isento". Ao clicar em Sim, o registro será salvo com o campo IE preenchido como "Isento", facilitando o cadastramento. Se optar pelo Não, o sistema exibirá o sinal de obrigatoriedade no campo IE e não permitirá a conclusão do cadastro até que o campo seja preenchido corretamente.

Você pode ter notado alguns botões diferentes ao lado de alguns campos específicos. Confira a seguir a funcionalidade deles.

(Clique para ampliar)	Ao lado do campo CPF, há um botão de pesquisa. Sua função é de retornar informações referentes ao CPF digitado, caso ele já faça parte dos registros no sistema. Isso é útil quando por exemplo um funcionário é também um cliente, não sendo necessário preencher os dados pessoais dele pela segunda vez, visto que o sistema já possui nome, data de nascimento, RG e afins vinculados ao CPF dele. O sistema verificará se o código informado é válido (para evitar erros futuros na emissão de notas para a SEFAZ). No entanto, se deixar o campo em branco e clicar em Gravar, o sistema perguntará: Clicando em Sim, o CPF será composto pelo código interno do registro e poderá ser atualizado depois. Clicando em Não, o sistema exibirá o sinal de obrigatoriedade no campo correspondente e o cadastro não será concluído até que seja fornecido um CPF ou CNPJ válido.
	Ao lado do campo Celular, há um botão com o símbolo do aplicativo de mensagens instantâneas Whatsapp. Sua função é de abrir, em uma nova guia do navegador, uma conversa pelo whatsapp web com o número de celular informado neste campo.
	Ao lado do campo Página Web, há um botão para abrir o endereço informado em nova guia, apenas com um clique.
	Ao lado do campo CEP, há um botão de pesquisa que completa as informações de Logradouro, Bairro e Cidade de acordo com o Cep informado automaticamente.

3. Inserir a Classificação

A classificação serve para identificar um grupo de clientes que possuam alguma característica em comum. Ela não deixa de ser uma "etiqueta" para encontrar e relembrar as características relevantes de cada cliente.

Aba Crédito/ Profissional

4. Configurar as Especificações

O tópico Especificações é preenchido somente quando o cliente é pessoa jurídica. A única exceção é quanto ao campo Produtor Rural, que é habilitado para cliente PF e PJ. Lembrando que é importantíssimo marcar este campo quando necessário porque ele influenciará as futuras transações fiscais com tributos de sua própria categoria. 

Caso o cadastro seja de uma pessoa jurídica, note que:

	1)   Ao marcar a opção Órgão Público a caixa de seleção ao lado é ativada para a escolha entre Federal, Estadual e Municipal.
	2) Se marcada a opção Emp. Convênio?  o campo ao lado chamado Dia Fechamento também fica disponível para preenchimento. Essa opção permite que outros clientes sejam beneficiados pelo Convênio fechado com essa empresa.
	3)  E ao marcar as opções Micro Empresa e Produtor Rural as transações fiscais aplicadas serão correspondentes à categoria de seu negócio.

5. Inserir os dados profissionais 

Aqui são contempladas as informações profissionais do cliente e é nesta parte que você pode colocar no sistema se este cliente novo é contemplado por algum convênio.

Como relacionar uma Empresa Convênio? Para ficar mais claro, imagine que o senhor José é assistido por um convênio da empresa onde trabalha, vamos chama-la de Empresa 1, e é uma empresa que possui convênio com você.   Para cadastra-lo na lista de beneficiados, antes é necessário cadastrar a 'Empresa 1' como cliente PJ e, além disso, ativar a opção de Empresa Convênio em seu cadastro.   Dessa forma, 'a Empresa 1' será listada no campo Conveniado e poderá ser associada ao nosso fictício cliente José.

6. Estabelecer os Limites de Crédito

Na mesma aba, também é possível adicionar Limites de Crédito ao cliente. Ao clicar sobre o botão Adicionar novo Limite, novos campos são exibidos para preencher. São estes:

• Finalizadora: É a forma de pagamento, por exemplo cheque, dinheiro, pix, vale alimentação, entre outros. Como cadastrar Finalizadoras de pagamento?
  
  
• Limite: Valor máximo de crédito a ser concedido ao cliente.
  
  Fique atento: É recomendado que a soma de todos os limites não ultrapasse 30% da renda do cliente, porém cada negócio tem autonomia para defini-lo de acordo com o seu próprio público alvo.
   
• Status PDV: Referente ao Status do Cliente que será exibido no PDV, cadastrado em Status PDV.

Seguindo com o cadastro de José, imagine que você limitou o crédito dele a R$999,00 em compras no cheque. Se ele comprar na sua loja 1 um valor de R$99,00 pelo cheque, não será possível passar mais de R$900,00 em qualquer uma das outras lojas pela mesma finalizadora. Ou seja, o limite de crédito é apenas um para todas as lojas e não há a possibilidade de definir um limite de R$500,00 para a loja A do centro e outro limite de R$300,00 para a loja B de outro bairro.

Aba Família/Autorizados

7. Listar os Autorizados

Esta área é destinada ao cadastro de pessoas autorizadas a comprar no nome do cliente (pessoas pertencentes à sua família).

Exemplo:

José tem uma esposa chamada Maria, um filho que se chama Felipe e uma sogra chamada Ana. Ao cadastrar as informações e confirmar os dados, o cadastro ficará assim:

Não é o caso do nosso exemplo, mas se José tivesse uma governanta, ela também poderia ser autorizada a comprar em nome dele como funcionária da família. 

Importante ressaltar que as pessoas podem ser autorizados de vários clientes. Para ilustrar, imagine que a esposa Ana é diretora financeira de uma empresa. Ela poderá ser autorizada a comprar no nome do marido e também no nome da empresa em que trabalha. No ato da compra só deverá especificar se comprará para um deles ou ainda se fará um cadastro próprio para si mesma. Se os dados do autorizado precisarem de correção, é possível editá-los bem com excluí-los por meio dos botões Editar e Excluir.

Fique atento: não é possível colocar um mesmo CPF para duas pessoas autorizadas diferentes. Cada autorizado deve ter seu próprio documento.

Aba Condição

8. Definir Condições Financeiras personalizadas

Por fim, na última aba, informe as condições de pagamento que o cliente possuirá.

Informando a Finalizadora, a Condição e Tipo de Condição, clique em Confirmar para garantir ao cliente certo melhores condições de pagamento.

Ao final de todo o preenchimento, não esqueça de clicar no botão Gravar.

Quais são as diferenças no cadastro de Pessoa jurídica e física? Para ficar mais claro, imagine que o senhor José é assistido por um convênio da empresa onde trabalha, vamos chama-la de Empresa 1, e é uma empresa que possui convênio com você. Para cadastrar um cliente PJ (pessoa jurídica), o passo a passo é semelhante ao cadastro de PF (pessoa física). A diferença se encontra em alguns campos. A aba Geral permanece idêntica, com algumas ressalvas. O campo antes chamado: CPF se torna CNPJ; RG se torna IE; Nome se torna Razão Social; Apelido se torna Nome Fantasia;  Nascimento se torna Abertura; Na aba Crédito/Profissional o agrupamento Especificações é ativado. Isso não aconteceria se estivesse sendo cadastrando um cliente PF porque essas informações são Especificações empresariais. Note que: 1)   Ao marcar a opção Órgão Público a caixa de seleção ao lado é ativada para a escolha entre Federal, Estadual e Municipal.  2) Se marcada a opção Emp. Convênio?  o campo ao lado chamado Dia Fechamento também fica disponível para preenchimento. Essa opção permite que outros clientes sejam beneficiados pelo Convênio fechado com essa empresa. 3)  E ao marcar as opções Micro Empresa e Produtor Rural as transações fiscais aplicadas serão correspondentes à categoria de seu negócio.

Como excluir um cliente?

Não é possível excluir o registro, mas é possível inativa-lo. Basta pesquisar o cliente em questão e selecionar o botão  (ou apertar ctrl + alt + d).

Confirme que deseja realizar a ação e observe que agora o cliente está em vermelho na grade de pesquisa:

Ao entrar novamente no registro inativado, aparecerá o botão para torná-lo ativo outra vez.

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